Интеграция системы обмена мгновенными сообщениями и корпоративных ИС

Не секрет, что хорошая корпоративная программная информационная система — это такая система, которую можно «увязать» с другими программами, чтобы они не просто уживались вместе, а дополняли друг друга. Я сейчас говорю о разработках совершенно разных компаний, никак между собой не связанных.

Возьмём, например, корпоративную CRM/ERP систему. Допустим, фирма внедрила у себя такую систему и успешно ею пользуется какое-то время. И тут компания покупает средство для обмена мгновенными сообщениями и файлами — MyChat. Вроде бы всё хорошо, обе системы нормально справляются со своими обязанностями. Однако, хотелось бы, чтобы можно было не просто пользоваться обеими системами по отдельности, а заставить их дополнять друг друга. И чем «плотнее», тем лучше.

Основная функция MyChat — это общение людей между собой посредством мгновенных сообщений. Далеко не каждая CRM или ERP система может предоставить своим пользователям развитые средства онлайн-общения. Это не их основная функция. Да, в таких системах, как правило, есть какой-то аналог электронной почты, но эту возможность нельзя назвать полноценной заменой IM.

Начиная с версии 4.15 MyChat обзавёлся специальным инструментом, который позволит использовать возможности мессенджера, как IM системы, в любом стороннем программном продукте. И даже программист с невысокой квалификацией сможет воспользоваться новой технологией — MyChat Integration API. Подробнее об этой технологии написано на официальном сайте, в статье «Как отправить сообщение в MyChat из внешней программы или пример использования MyChat Integration API«. Однако эта статья с более техническим уклоном, для программистов-практиков. Я же хотел бы описать те варианты использования технологии, ради которых она, собственно, и создавалась.

Итак, вариант №1: уведомление администраторов и пользователей о регламентных работах на серверах или корпоративных информационных системах.

Всё достаточно просто. Например, создаётся резервная копия большой базы данных. Или проводятся регламентные работы на корпоративном сервере электронной почты. Если эти операции необходимо сделать не ночью, когда сотрудники сидят по домам, а по какой-то причине — днём, то нужно оповестить людей о том, что в течение какого-то времени почта не будет работать. Или доступ к по техническим причинам будет ограничен.

Обзвонить по телефону всех сотрудников, кого затронет такое событие, и предупредить — дело неблагодарное и муторное. Гораздо лучше перепоручить эту задачу автомату. Все люди, кому это нужно, получат сообщение в MyChat и не будут «обрывать» телефон техническому отделу, задавая одни и те же вопросы с завидным постоянством. Технические специалисты быстрее выполнят свою работу, у всех останутся целее нервные клетки и будет сэкономлено рабочее время.

Вариант №2: отправка мгновенных сообщений из систем, которые технически не позволяют этого сделать.

Например, в системе документооборота человек создал новый документ или обновил уже существующий, и об этом нужно оповестить каких-то сотрудников. Скажем, менеджеров подразделения и куратора проекта. Это можно сделать и по телефону. Но автоматически настроенная система не забудет этого сделать. Вовремя. При любых обстоятельствах, даже если человека не будет на рабочем месте. Даже если он будет отключен от сети в тот момент. IM система проследит за тем, чтобы сообщение было доставлено со 100% надёжностью.

Кстати, если подразделения компании разнесены по разным офисам или городам — такая схема работы здорово сэкономит деньги, которые в противном случае будут потрачены на телефонные переговоры. Побочным полезным эффектом от автоматического уведомления в чате станет возможность коллективного обсуждения, которую предоставляет MyChat. Сотрудники могут обсудить рабочие моменты в конференции чата, в реальном времени, не занимая телефонные линии.

Вариант №3: периодические уведомления о небходимости выполнения какой-то работы

Работая в одном украинском банке, я столкнулся с интересной необходимостью создавать специальные файлы отчётности и отправлять их по почте. Понятное дело, что разных видов отчётности есть достаточно много, и выполнение этой работы поручено разным сотрудникам. Таких электронных документов много, они все делаются с разной периодичностью и полностью автоматизировать процесс, к сожалению, нельзя. Слишком много нюансов.

А человеческий фактор никто не отменял. Бухгалтера могут просто-напросто отвлечь и он забудет вовремя сделать нужную работу. Отсюда испорченные нервы, плохое настроение, задержки в работе других подразделений и даже, в самом худшем случае, штрафы или служебные взыскания. Но ведь всего этого можно избежать, если просто корректно настроить систему напоминаний. Ненавязчиво, но точно, система напомнит о необходимости сделать файл отчётности и проследит за тем, чтобы он был отправлен вовремя.

Другой пример — уведомления о пришедшей почте. В тех же самых украинских банках используется система обмена почтовым сообщениями в своей собственной закрытой сети. И эта система построена не на POP3/SMTP, а использует свои разработки. Вследствие этого получаем невозможность или большую сложность интеграции с существующими информационными системами. Но, если написать несложную программу слежения за новыми файлами в папках, куда раскладываются файлы почты — то достаточно просто настроить уведомления нужных сотрудников в MyChat о «свежих» письмах. Опять же, получаем экономию времени.

 

Описанные три варианта использования MyChat Integration API — это только самая вершина айсберга. Сколько компаний — столько и разных требований и вариантов использования MyChat. Поэтому, если у вас есть вопросы или предложения касаемо возможных вариантов работы с MyChat Integration API — пишите, будем рады обсудить их.

Ещё почитать:

2 thoughts on “Интеграция системы обмена мгновенными сообщениями и корпоративных ИС

  1. Антон

    Довольно занимательная статья. Не сказать что я открыл для себя много нового, но кое что подчеркнул. По поводу второго варианта я бы посоветовал такую систему документооборота как edoc.com.ua. Система проста как автомат Калашникова, разберется даже ребенок. А так в принципе даже и не задумывался никогда сколько денег можно сэкономить если не звонить, а просто банально разослать письма или организовать рабочий чат) Кстати просмотрел я это программу MyChat. Ну так на первый взгляд очень простая в освоении и многофункциональная. В общем статья очень хорошая. Легко читается и довольно информативная.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *